I numeri che ogni agenzia viaggi dovrebbe monitorare

Nel mio precedente contributo abbiamo analizzato un concetto che oggi dovrebbe essere centrale nella gestione di una agenzia viaggi o di un tour operator: il fatturato, da solo, non misura il successo di un’azienda.

Un volume elevato di vendite può infatti nascondere margini ridotti, carichi di lavoro eccessivi, costi non controllati e una redditività molto più fragile di quanto sembri. È un errore molto frequente nel turismo: concentrarsi sul “quanto vendo” senza analizzare davvero “quanto trattengo”.

Ed è proprio qui che entra in gioco il controllo di gestione.

Molte agenzie continuano a leggere quasi esclusivamente il saldo del conto corrente o il dato del fatturato mensile. Ma oggi il mercato richiede un approccio diverso: più consapevole, più manageriale e soprattutto più orientato alla marginalità reale.

Per questo motivo esistono alcuni indicatori fondamentali — i cosiddetti KPI (Key Performance Indicators) — che ogni agenzia dovrebbe monitorare con continuità.

Quanto guadagna davvero ogni pratica?

Non basta guardare la commissione o il markup applicato: bisogna comprendere quanto quel viaggio abbia realmente contribuito agli utili dell’agenzia dopo aver considerato il tempo impiegato, le attività operative, l’assistenza al cliente e i costi indiretti collegati.

Due pratiche con identico valore possono avere risultati completamente diversi: una può essere semplice, veloce e profittevole; l’altra può richiedere decine di email, modifiche continue, assistenza fuori orario e produrre un margine minimo.

Non conta solo il margine: conta anche la sua percentuale

Un altro indicatore molto importante è il rapporto tra il margine ottenuto e il valore complessivo della pratica, perché consente di confrontare prodotti molto diversi tra loro.

Un viaggio da 15.000 euro potrebbe sembrare ottimo, ma se genera un margine molto basso potrebbe risultare meno conveniente di una pratica da 3.000 euro costruita meglio e gestita in modo più efficiente.

Questa percentuale aiuta anche a definire una strategia commerciale più chiara. Sempre più agenzie stanno introducendo:

· fee di consulenza,

· contributi gestione pratica,

· costi obbligatori per pratiche particolarmente complesse.

Nel turismo moderno, il tempo e la competenza hanno un valore che deve essere riconosciuto.

Quante pratiche servono per stare in equilibrio?

Uno degli errori più pericolosi è lavorare senza sapere qual è il livello minimo di attività necessario per coprire i costi dell’agenzia: affitti, stipendi, software, marketing, utenze, assicurazioni e costi amministrativi continuano a esistere anche nei mesi più deboli.

Per questo è fondamentale conoscere il proprio punto di equilibrio operativo, cioè il numero minimo di pratiche necessarie per sostenere la struttura.

Molte decisioni impulsive nascono proprio dall’assenza di questi numeri.

Il tempo è uno dei costi più sottovalutati

Nelle agenzie viaggi esiste una risorsa che spesso non viene misurata: il tempo.

Spesso alcune pratiche apparentemente redditizie nascondono in realtà un enorme assorbimento di tempo operativo.

Ed è proprio qui che emerge uno dei KPI più evoluti e strategici: il rendimento economico per ora lavorata.

Questo indicatore cambia completamente prospettiva: l’agenzia non viene più vista soltanto come intermediario turistico, ma come una vera azienda di servizi professionali.

In altre parole, non si valuta più solo “quanto vendo”, ma: quanto valore economico riesco a generare per ogni ora di lavoro investita.

Senza parametri di confronto, i numeri servono a poco

Monitorare questi indicatori è fondamentale. Ma esiste un aspetto ancora più importante: avere dei riferimenti con cui confrontarli.

Un margine del 7% è buono o insufficiente?

Un determinato numero di pratiche è sostenibile oppure no?

Le agenzie più strutturate oggi lavorano proprio in questa direzione:

· definiscono parametri minimi;

· confrontano i risultati nel tempo;

· analizzano le differenze tra reparti, prodotti e collaboratori;

· prendono decisioni basate sui dati e non sulle sensazioni.

Ed è probabilmente questa la vera evoluzione manageriale che il settore delle agenzie viaggi dovrà affrontare nei prossimi anni: passare da una logica basata solo sulle vendite ad una cultura fondata sulla redditività, sull’efficienza e sulla consapevolezza economica reale dell’attività.

Giulio Benedetti – Studio Benedetti Dottori Commercialisti – www.studiobenedetti.eu – www.travelfocus.it