Il costo invisibile dei viaggi che non sono stati venduti

Quanto costa a un’agenzia di viaggio un preventivo che non si trasforma in una vendita?

È una domanda che merita attenzione proprio alla vigilia di TTG Travel Experience 2026, dove innovazione, nuove abitudini dei viaggiatori e trasformazione del ruolo dell’agente di viaggio saranno argomenti trattati da alcuni convegni.

Tra i tanti ed interessanti eventi, segnalo infatti due appuntamenti che promettono di offrire interessanti spunti di riflessione: “L’agenzia di viaggi aumentata”, mercoledì 14 ottobre alle ore 11, dedicato all'utilizzo del digitale e dell'intelligenza artificiale, e “L’estate sta finendo? Esistono nuovi modelli di viaggio”, giovedì 15 ottobre alle ore 13, con le prospettive dell'Osservatorio Confturismo-SWG.

Due temi apparentemente diversi che suggeriscono una riflessione comune: in un mercato che cambia, non basta vendere di più; occorre anche comprendere quanto costa vendere e come valorizzare il lavoro di consulenza che precede ogni prenotazione.

Il cliente di oggi arriva informato, chiede confronti, modifica itinerari, valuta alternative e spesso decide all’ultimo momento. È un cambiamento che rende ancora più prezioso il lavoro del consulente, ma anche più difficile misurarne il valore economico. L’Osservatorio Aidit, nei dati diffusi il 9 ottobre e riportati anche qui nei giorni scorsi, segnala che il 67% delle agenzie intervistate ha registrato nell’estate 2026 vendite inferiori al 2025. L’indagine sottolinea inoltre la crescente tendenza a decidere tardi e a voler cambiare programma.

Il punto non è soltanto vendere meno. È lavorare di più prima di riuscire a vendere. Ogni proposta su misura richiede colloqui, confronti con i fornitori, verifiche delle disponibilità e successive revisioni. Se il cliente non conferma, quel lavoro scompare dalle statistiche commerciali. Non dai costi dell’impresa: stipendi, collaboratori e tempo del titolare restano comunque a carico dell’agenzia.

Facciamo un esempio, puramente indicativo. Un’agenzia riceve 60 richieste di preventivo al mese, dedicando in media 75 minuti a ciascuna. Stimando un costo aziendale del lavoro di 24 euro l’ora, la preparazione delle proposte assorbe 1.800 euro mensili. Se soltanto 15 richieste diventano prenotazioni, ogni vendita deve sostenere anche 120 euro di lavoro commerciale preliminare. Prima ancora dell’assistenza successiva, delle spese generali e degli eventuali imprevisti.

Il primo cambiamento è organizzativo, non tecnologico: registrare il tempo speso per ciascun preventivo, l’esito e il motivo del mancato acquisto. Dopo un mese si può capire quali prodotti generano molte richieste ma poche conferme, quali clienti apprezzano davvero la consulenza e in quali fasi si disperdono ore. Informazioni semplici, che nessuna contabilità tradizionale restituisce spontaneamente.

Naturalmente non significa che dobbiamo far pagare ogni domanda. Significa però distinguere tra informazione iniziale gratuita e vera progettazione personalizzata: un itinerario complesso, studiato nei dettagli, costituisce una prestazione professionale che può avere un prezzo. Alcune agenzie viaggi potrebbero prevedere un compenso concordato in anticipo, eventualmente scontabile dal prezzo del viaggio in caso di conferma. Altre potrebbero adottare offerte di consulenza su più livelli, riservando ai progetti elaborati il maggiore investimento di tempo.

Qui entra in gioco anche un aspetto fiscale spesso trascurato. Il compenso per una consulenza realmente autonoma non va confuso automaticamente con il corrispettivo di un pacchetto turistico. La qualificazione della prestazione, la documentazione e il relativo trattamento IVA devono rispettare l’effettivo contenuto del servizio, secondo i principi dell’articolo 74-ter del DPR 633/1972. Non basta cambiare il nome di una voce sul preventivo.

Nei convegni sopra citati si parlerà proprio delle trasformazioni del mercato. L’intelligenza artificiale potrà abbreviare molte attività ripetitive; ma produrre più preventivi gratuiti non equivale necessariamente a produrre più redditività. Il vantaggio nasce quando il tempo risparmiato viene impiegato per selezionare meglio le richieste, curare i clienti giusti e migliorare le conferme.

C’è dunque una domanda concreta da inserire per implementare una sorta di “controllo di gestione”, almeno iniziale, nella nostra agenzia viaggi: quante ore investiamo ogni mese in proposte che non diventano ricavi? Bastano poche settimane di rilevazione per iniziare a scoprirlo. E per ripensare il modo in cui si presentano, organizzano e valorizzano la consulenze in agenzia viaggi.

Giulio Benedetti – Studio Benedetti Dottori Commercialisti – www.studiobenedetti.eu – www.travelfocus.it