Viaggi d’affari, le regole: un manuale per adv

Agenzie viaggi
- 11/05/2015 10:51

Viaggi d’affari, le regole: un manuale per adv

Quando il leisure viene a mancare, l’ancora di salvezza si può chiamare business travel. Un settore che ha patito solo in parte la crisi economica: se da un lato, infatti, il mondo imprenditoriale italiano ha indubbiamente sentito il peso delle difficoltà economiche, dall’altro molte aziende hanno tessuto rapporti con l’estero per rimpolpare i flussi di cassa e i fatturati. Con un conseguente incremento delle trasferte di lavoro.

Ma quali sono le norme per organizzare trasferte di lavoro a regola d’arte? E come fare a cogliere le occasioni che i viaggi d’affari possono offrire alla distribuzione? TTG Italia lo ha chiesto a 4 big del settore, stilando un breve manuale del business travel.

Ecco, dunque, le cinque regole per operare in questo segmento:

1 - Consulenza al primo posto
“Se il vero valore aggiunto offerto dalla travel management company fosse la gestione delle prenotazioni, i nostri clienti sarebbero già volati altrove”. Davide Rosi, ceo e general manager di Bcd Travel Italia, mette così l’accento sulla consulenza, “vero driver intorno al quale ruotano tutte le altre attività”.

2 - Viva la carta di credito
Uno dei problemi, per chi opera nel business travel, è la solvibilità dei clienti. Nel mondo aziendale, i pagamenti sono talvolta un tasto dolente. Come tutelarsi? “Uvet ha superato da molto questo problema - spiega Massimo di Pasquale, head of sales Italy di Uvet American Express - perché circa l’80 per cento di pagamenti avviene con carte di credito”. Un strumento che, “oltre a ridurre il rischio di mancati pagamenti, offre ai clienti moltissimi vantaggi come l’integrazione dei dati contabili direttamente nei sistemi gestionali della singola azienda”. Loretta Bartolucci, senior director sales - marketing & advanced client solutions Italy di Carlson Wagonlit Travel, sottolinea “una evoluzione nei sistemi di pagamento. Lo strumento principe è diventata la carta di credito”.

3 - La caccia alle tariffe
I prezzi, ormai, cambiano con la velocità delle quotazioni dei titoli di Borsa. Un buon organizzatore deve saper cogliere le occasioni che il mercato offre per ridurre i costi e ottimizzare le spese dei propri clienti. “Per sfruttare sempre tutte le opportunità - precisa Loretta Bartolucci di Cwt - possono essere d’aiuto anche alcuni strumenti sofisticati per il fare tracking - sviluppati dalle travel management company specializzate - che permettono di monitorare l’andamento delle tariffe e che possono intercettarne possibili cambiamenti favorevoli”. Fulvio Origo, direttore marketing di Hrs Italia, afferma che la fluttuazione dei prezzi è un problema solo “se l’approccio alla prenotazione è gestito attraverso una metodologia tradizionale”.

4 - Viaggi d’affari, ma con spirito leisure
Il confine tra viaggi di piacere e viaggi d’affari (ormai sono in molti a sottolinearlo) si va assottigliando. Sempre più i business traveller chiedono che i loro hotel comprendano servizi tipicamente leisure, come Spa e palestre. E questo si riflette anche nelle abitudini d’acquisto. Origo di Hrs Italia, parla di una sfida sul fronte della “soddisfazione dei viaggiatori”. Che si vince “garantendo al viaggiatore d’affari le stesse abitudini di prenotazione che ha nel momento in cui prenota un viaggio leisure”. Questo comporta “l’uso di strumenti user friendly, ampiezza d’offerta e le migliori tariffe sul mercato”. Origo aggiunge: “Non considerare queste esigenze porta dispersione delle prenotazioni e quindi una non conformità con la travel policy aziendale”.

5 - Cogliere l’attimo
Sul business travel, “siamo solo agli albori”, sottolinea ancora Davide Rosi. “L’Italia è molto indietro rispetto ai mercati nordamericani in termini di approccio consulenziale e sviluppo dell’apparato di analisi”. Le occasioni, dunque, ci sono: ora è necessario riuscire a coglierle.